De diverse soorten rapportages in de beveiliging

Geschreven door:
Leo Hoogma, 14 april 2020

Secusoft is een van de meest uitgebreide, gebruiksvriendelijke en complete planning software, speciaal ontworpen voor de particuliere beveiligingsbranche. Een van de meest gebruikte modules in het dagelijkse werk van elke beveiliger is de module Rapportages.
In Secusoft vind je makkelijk voor elke denkbare actie een geschikte rapportage.

Welke soorten rapportages zijn er in de beveiliging?

Met Secusoft stel je eenvoudig de volgende rapportages op:

• Het Dienstrapport specifiek is het meest gebruikte dienstrapport in de beveiliging, waarin beveiligers hun bevindingen tijdens een dienst noteren.
• Het Dienstrapport eenvoudig is een snel dienstrapport, bedoeld voor korte mutaties die op één tekstregel passen. Het object en opdrachtgever worden automatisch geselecteerd. Ben je echter ingehuurd door een ander beveiligingsbedrijf, dan kun je jouw bedrijfsgegevens en logo wegklikken. Je kunt foto’s en andere documenten toevoegen aan je rapport.
• Het Dienstrapport uitgebreid biedt naast de uitvoerige rapportage ook een mogelijkheid om het dienstrapport af te laten tekenen door een leidinggevende. Na het plaatsen van diens handtekening kan het dienstrapport niet meer worden gewijzigd.
• Het Piketrapport is, in tegenstelling tot andere rapporten, niet gekoppeld aan een opdrachtgever. Het is bedoeld voor intern gebruik voor beveiligers in stand-bydiensten, piket- en telefoondiensten en centralisten.
• Het Ronderapport is een speciaal rapport dat dient te worden ingevuld per elke controle- of sluitronde. Het is ontworpen om de waarnemingen tijdens de dienst te rapporteren aan de opdrachtgever.
• Routelijsten surveillance zijn standaard routelijsten met daarop de tijdstippen en alle objecten die tijdens de surveillance bezocht zijn.
• Het Dienstoverdracht rapport dient ingevuld te worden bij de dienstoverdracht tussen twee beveiligers, voor de een aan het einde van zijn/haar dienst, voor de ander aan het begin. Bij de dienstoverdracht kunnen ook materiële zaken overgedragen worden, zoals de dienstauto, Maglite of portofoon. Bij de overdracht van de dienstauto is het mogelijk om evt. beschadigingen aan te geven op de in Secusoft opgenomen lay-outs van diverse dienstwagens. Voor de buitenlandse gebruikers van Secusoft software is er ook een mogelijkheid tot wapenoverdracht.
• Bezoekersregistraties worden gebruikt tijdens portiers- en receptiediensten. Hier kunnen de aangemelde bezoekers ingeschreven worden waardoor er in geval van calamiteiten een snel te raadplegen lijst met in het gebouw aanwezige bezoekers is.
• Sleutelregistratie is een handige module waarmee de beveiliger bij kan houden aan wie hij/zij een sleutel heeft verstrekt. Dit rapport is handig voor de beveiligers op een vast object (portiers-, conciërge- of receptiefunctie), waarbij de mogelijkheid bestaat van uitgave van de sleutel aan externe personen. Naast de registratie van de uitgeleende sleutels wordt ook het moment van teruggave geregistreerd. Dit kan tevens worden retour gemeld door een collega.
• De sleutelregistratie kan simpel worden gekopieerd als dezelfde persoon dezelfde sleutel op een ander tijdstip komt ophalen.
• Surveillancerapporten worden opgemaakt tijdens de surveillancediensten om de voorvallen en bijzonderheden te kunnen registreren. Deze rapporten hebben de mogelijkheid om de gegevens van de dienstauto te noteren, zoals begin en eind kilometerstand, eventuele schade, tankbeurt en de staat van de inventaris.
• Surveillance combirapporten zijn geschikt voor de beveiligers in de mobiele surveillance die voor een opdrachtgever tijdens een dienst meerdere objecten of controles moeten uitvoeren. Het is een nauwkeurig rapport van elke surveillancedienst om alle tijdstippen en rondes te vermelden samen met overige bijzonderheden zoals de namen van de beveiligers, gereden kilometers, eventuele incidenten of schade, incomplete inventaris en dergelijke.
• Alarmbonnen zijn professioneel en overzichtelijk, geschikt voor beveiligers in bijvoorbeeld objectbewaking. Op de digitale alarmbon kan de beveiliger alle bevindingen tijdens zijn dienst vermelden en deze bon direct mailen naar de werkgever én de opdrachtgever, mits de beveiliger hiertoe gemachtigd is door werkgever, dus de eigenaar van het beveiligingsbedrijf.
• De Calamiteitenrapporten worden gebruikt door beveiligers wanneer ze op hun werkplek geconfronteerd worden met bijzondere situaties en calamiteiten. Deze rapporten bieden de mogelijkheid om signalementen van verdachte personen, type voertuigen, de aanwezige personen en eventuele hulpdiensten te vermelden.

Voor elke beveiligingsklus de juiste rapportagemodule in Secusoft
Secusoft is een softwarebedrijf dat de meest gebruikte modules door beveiligingsbedrijven aanbiedt in één pakket. Hierbij valt onder andere te denken aan rapportages. Alle bovenstaande rapportages maak je eenvoudig en op correcte wijze op met Secusoft. Dit resulteert in een professionele verslaglegging, voorzien van jouw logo en bedrijfsgegevens, wat je direct naar de klant of opdrachtgever kunt mailen. Wil jij zien hoe dat werkt? Maak dan gratis een testaccount aan en ervaar de vele voordelen van rapporteren, plannen, factureren en registreren met Secusoft zelf. Dat is tijdens de proefperiode gratis.

Wat vind jij van Secusoft?
Een testaccount is vrijblijvend en echt bedoeld om jou Secusoft te laten ontdekken. Bevalt onze software je, dan zetten we je proefaccount graag voor je om in een betaald account. Hier vind je de prijzen voor het gebruik van onze software. Heb je vragen of feedback over Secusoft software? Dan horen we graag van je via support@secusoft.nl. Ons support team zit voor je klaar!

De uitgebreide rapportagemogelijkheden in de complete beveiligingssoftware Secusoft

Voor alle rapportage soorten van Secusoft planning software voor beveiligers geldt (voor zover van toepassing):

• Een snelle, digitale en gebruiksvriendelijke rapportage
• Mogelijkheid tot toevoegen van foto’s, bonnetjes of andere documenten
• Mogelijkheid tot direct mailen naar de opdrachtgever
• Mogelijkheid tot mailen naar het beveiligingsbedrijf
• Dossiervorming voor het melden van onregelmatigheden
• Registratie van aan derden verstrekte materialen, zoals sleutels
• Registratie van de conditie van het gebruikt equipment zoals dienstauto’s, portofoons e.d.

Wilt u nog meer blogberichten lezen? Ga dan naar de pagina Blog.