Wat dient het specifiek rapport (HSR) te bevatten?

Wat dient het specifiek rapport (HSR) te bevatten? Secusoft, dé software voor beveiligers
Leo Hoogma - Secusoft, dé software voor beveiligers

Geschreven door:
,

E-mail Leo Hoogma Linkedin

Wanneer u als beveiliger een bijzondere situatie aantreft, of iets ziet wat u niet vertrouwt, dient u een specifiek rapport over het betreffende voorval op te maken. Dit lijkt aan het begin misschien een ingewikkeld, ambtelijk ding, maar u zult zien: oefening baart kunst. Een specifiek rapport schrijven is zo moeilijk niet, en er is zelfs een handig ezelsbruggetje bedacht voor de aanhef van het rapport.

Officiële documentatie
Het specifiek rapport (HSR) dient alle bijzonderheden van een betreffend voorval te bevatten, opgeschreven in begrijpelijke taal. U dient de situatie niet amicaal te beschrijven, het rapport is namelijk niet alleen bestemd voor uw eindverantwoordelijke en de klant die de beveiligingsopdracht heeft gegeven, maar kan in geval van een rechtszaak ook als bewijs gebruikt worden. Het zal dan gelezen worden door Officiers van Justitie en rechters. Zorg daarom dat u in korte, heldere zinnen formuleert wat u aantrof en hoe u heeft gehandeld.

Wanneer het rapport niet goed is geschreven, wordt het als onrechtmatig aangemerkt en kan niet als bewijs worden gebruikt.

Feiten, geen mening
Waak ervoor dat u enkel de feiten beschrijft. Vermoedens van hoe het is gegaan, of waarom iemand volgens u op een bepaalde manier handelde, dient u alleen te vermelden als ze in het kader van het onderzoek van nut kunnen zijn. Zet er dan bij waarom u iets dergelijks vermoedt. Beperkt u zich voor de rest tot de door u waargenomen feiten. Beschrijf slechts wat u zag, hoorde, rook etc.

AVONDBAR, een ezelsbrug
Aangezien het rapport een officieel document is, dient het ook een officiële opmaak te hebben. Het dient aan iemand gericht te zijn en een onderwerp, nummer en eventuele bijlagen te bevatten. Een handig ezelsbruggetje voor de volgorde van de vereiste punten is: AVONDBAR. Dat ziet er in de praktijk als volgt uit:
Aan:
Van:

Onderwerp:
Nummer:
Datum:

Bijlage(n):
Afschriften:

Rapport:

De waarheid
Het is wellicht overbodig om te vermelden, maar HSR dient alleen waarheden te bevatten. Wanneer u dingen in het specifiek rapport verzint die niet echt zijn gebeurd, dan bent u strafbaar. Noteer de 7 gouden W's, te weten: Wie? Wat? Waar? Wanneer? Waarmee? Welke wijze (hoe)? en Waarom?

Grammaticaal correct
Zoals gezegd dient het rapport in duidelijke taal te zijn geschreven. Zorg er daarom voor dat u de constateringen grammaticaal zo correct mogelijk noteert. Schrijf daarbij in de verleden tijd, probeer afkortingen te vermijden en zorg voor interpunctie (leestekens) in de tekst. Noteer tijdstippen in het 24-uurssysteem (dus bijvoorbeeld niet kwart over vijf maar 17:15 uur).

Bij Secusoft alles op één plek
Met de rapportagesoftware van Secusoft heeft u alles op één plek. Geen last met kwijtgeraakte of vies geworden handgeschreven rapporten, maar een overzichtelijk overzicht van (specifiek) rapporten, veilig opgeslagen op de server van Secusoft. De rapporten kunnen indien gewenst automatisch verzonden worden naar de opdrachtgever.

Gratis testaccount

Wilt u zelf eens zien hoe ons online softwarepakket werkt?
Maak een gratis testaccount aan via deze pagina of bel of e-mail ons.
085-1300760
info@secusoft.nl

Wilt u nog meer blogberichten lezen? Ga dan naar de pagina Blog.

Secusoft nieuwste belangrijke updates - Secusoft, dé software voor beveiligers

Secusoft nieuwste belangrijke updates

2 april 2020 - Wij van Secusoft hebben weer nieuwe updates toegevoegd aan onze software om jouw dagelijkse activiteiten beter, makkelijker en sneller te doen verlopen. Lees hier ove... lees verder »

Ondernemer van de maand: AKE Beveiliging in Arnhem - Secusoft, dé software voor beveiligers

Ondernemer van de maand: AKE Beveiliging in Arnhem

19 maart 2020 - Ondanks de huidige sombere tijden van het coronavirus houden wij van Secusoft vast aan onze traditie en kiezen in de voorjaarsmaand maart opnieuw een Ondernemer van ... lees verder »

Contact via Whatsapp

Deze website werkt het beste als u de cookies voor social media en statistieken accepteert.