Wat dient het specifiek rapport (HSR) te bevatten?

Wat dient het specifiek rapport (HSR) te bevatten? SecuSoft Software Beveiligingsbedrijven

Wanneer u als beveiliger een bijzondere situatie aantreft, of iets ziet wat u niet vertrouwt, dient u een specifiek rapport over het betreffende voorval op te maken. Dit lijkt aan het begin misschien een ingewikkeld, ambtelijk ding, maar u zult zien: oefening baart kunst. Een specifiek rapport schrijven is zo moeilijk niet, en er is zelfs een handig ezelsbruggetje bedacht voor de aanhef van het rapport.

Officiële documentatie
Het specifieke rapport (HSR) dient alle bijzonderheden van een betreffend voorval te bevatten, opgeschreven in begrijpelijke taal. U dient de situatie niet amicaal te beschrijven, het rapport is namelijk niet alleen bestemd voor uw eindverantwoordelijke en de klant die de beveiligingsopdracht heeft gegeven, maar kan in geval van een rechtszaak ook als bewijs gebruikt worden. Het zal dan gelezen worden door Officiers van Justitie en rechters. Zorg daarom dat u in korte, heldere zinnen formuleert wat u aantrof en hoe u heeft gehandeld.

Wanneer het rapport niet goed is geschreven, wordt het als onrechtmatig aangemerkt en kan niet als bewijs worden gebruikt.

Feiten, geen mening
Waak ervoor dat u enkel de feiten beschrijft. Vermoedens van hoe het is gegaan, of waarom iemand volgens u op een bepaalde manier handelde, dient u alleen te vermelden als ze in het kader van het onderzoek van nut kunnen zijn. Zet er dan bij waarom u iets dergelijks vermoedt. Beperkt u zich voor de rest tot de door u waargenomen feiten. Beschrijf slechts wat u zag, hoorde, rook etc.

AVONDBAR, een ezelsbrug
Aangezien het rapport een officieel document is, dient het ook een officiële opmaak te hebben. Het dient aan iemand gericht te zijn en een onderwerp, nummer en eventuele bijlagen te bevatten. Een handig ezelsbruggetje voor de volgorde van de vereiste punten is: AVONDBAR. Dat ziet er in de praktijk als volgt uit:
Aan:
Van:

Onderwerp:
Nummer:
Datum:

Bijlage(n):
Afschriften:

Rapport:

De waarheid
Het is wellicht overbodig om te vermelden, maar HSR dient alleen waarheden te bevatten. Wanneer u dingen in het specifiek rapport verzint die niet echt zijn gebeurd, dan bent u strafbaar. Noteer de 7 gouden W's, te weten: Wie? Wat? Waar? Wanneer? Waarmee? Welke wijze (hoe)? en Waarom?

Grammaticaal correct
Zoals gezegd dient het rapport in duidelijke taal te zijn geschreven. Zorg er daarom voor dat u de constateringen grammaticaal zo correct mogelijk noteert. Schrijf daarbij in de verleden tijd, probeer afkortingen te vermijden en zorg voor interpunctie (leestekens) in de tekst. Noteer tijdstippen in het 24-uurssysteem (dus bijvoorbeeld niet kwart over vijf maar 17:15 uur).

Bij SecuSoft alles op één plek
Met de rapportagesoftware van SecuSoft heeft u alles op één plek. Geen last met kwijtgeraakte of vies geworden handgeschreven rapporten, maar een overzichtelijk overzicht van (specifiek) rapporten, veilig opgeslagen op de server van SecuSoft. De rapporten kunnen indien gewenst automatisch verzonden worden naar de opdrachtgever. Ga naar https://testbedrijf.secusoft.nl/ en ervaar SecuSoft nu gratis zelf.

Wilt u nog meer blogberichten lezen? Ga dan naar de Blogpagina.

WELKOM BIJ SECUSOFT: M&F - SECURITY HOOGEZAND - SecuSoft Software Beveiligingsbedrijven

WELKOM BIJ SECUSOFT: M&F - SECURITY HOOGEZAND

Welkom bij SecuSoft: M&F - Security uit Hoogezand! Opnieuw hebben wij van SecuSoft online backoffice systeem een nieuwe klant mogen verwelkomen. Beveiligingsbedrijf M&F Security uit Hoogezand... lees verder »

Secusoft veilig en integer in omgang met uw gegevens

Wat doet SecuSoft voor de veiligheid van uw gegevens? Om te beginnen leggen we zaken zoals geheimhouding, technische en organisatorische beveiligingsmaatregelen met onze klanten vast in een SaaS-overeenkomst (Software as a Service) en in een verwerkersovereenkomst. SSL- certificaat zorgt voor een beveiligde verbinding waardoor de gebruikers van uw backofficesysteem kunnen inloggen en werken middels een beveiligde verbinding. Daar zorgen wij van SecuSoft voor. Het SSL-certificaat zorgt ervoor dat... lees verder »

Deze website werkt het beste als u de cookies voor social media en statistieken accepteert.