Wat dient het specifiek rapport (HSR) te bevatten?

Wat dient het specifiek rapport (HSR) te bevatten? SecuSoft Software Beveiligingsbedrijven

Wanneer je als beveiliger een bijzondere situatie aantreft, of iets ziet wat je niet vertrouwt, dien je een specifiek rapport over het betreffende voorval op te maken. Dit lijkt aan het begin misschien een ingewikkeld, ambtelijk ding, maar je zult zien: oefening baart kunst. Een specifiek rapport schrijven is zo moeilijk niet, en er is zelfs een handig ezelsbruggetje bedacht voor de aanhef van het rapport.

Officiële documentatie
Het specifieke rapport (HSR) dient alle bijzonderheden van een betreffend voorval te bevatten, opgeschreven in begrijpelijke taal. Je dienst de situatie niet amicaal te beschrijven, het rapport is namelijk niet alleen bestemd voor jouw eindverantwoordelijke en de klant die de beveiligingsopdracht heeft gegeven, maar kan in geval van een rechtszaak ook als bewijs gebruikt worden. Het zal dan gelezen worden door Officiers van Justitie en rechters. Zorg daarom dat je in korte, heldere zinnen formuleert wat je aantrof en hoe je hebt gehandeld.

Wanneer het rapport niet goed is geschreven, wordt het als onrechtmatig aangemerkt en kan niet als bewijs worden gebruikt.

Feiten, geen mening
Waak ervoor dat je enkel de feiten beschrijft. Vermoedens van hoe het is gegaan, of waarom iemand volgens jou op een bepaalde manier handelde, dien je alleen te vermelden als ze in het kader van het onderzoek van nut kunnen zijn. Zet er dan bij waarom je iets dergelijks vermoedt. Beperk je voor de rest tot de door jou waargenomen feiten. Beschrijf slechts wat je zag, hoorde, rook etc.

AVONDBAR, een ezelsbrug
Aangezien het rapport een officieel document is, dient het ook een officiële opmaak te hebben. Het dient aan iemand gericht te zijn en een onderwerp, nummer en eventuele bijlagen te bevatten. Een handig ezelsbruggetje voor de volgorde van de vereiste punten is: AVONDBAR. Dat ziet er in de praktijk als volgt uit:
Aan:
Van:

Onderwerp:
Nummer:
Datum:

Bijlage(n):
Afschriften:

Rapport:

De waarheid
Het is wellicht overbodig om te vermelden, maar HSR dient alleen waarheden te bevatten. Wanneer je dingen in het specifiek rapport verzint die niet echt zijn gebeurd, dan ben je strafbaar. Noteer de 7 gouden W's, te weten: Wie? Wat? Waar? Wanneer? Waarmee? Welke wijze (hoe)? en Waarom?

Grammaticaal correct
Zoals gezegd dient het rapport in duidelijke taal te zijn geschreven. Zorg er daarom voor dat je de constateringen grammaticaal zo correct mogelijk noteert. Schrijf daarbij in de verleden tijd, probeer afkortingen te vermijden en zorg voor interpunctie (leestekens) in de tekst. Noteer tijdstippen in het 24-uurssysteem (dus bijvoorbeeld niet kwart over vijf maar 17:15 uur).

Bij SecuSoft alles op één plek
Met de rapportagesoftware van SecuSoft heb je alles op één plek. Geen last met kwijtgeraakte of vies geworden handgeschreven rapporten, maar een overzichtelijk overzicht van (specifiek) rapporten, veilig opgeslagen op de server van SecuSoft. De rapporten kunnen indien gewenst automatisch verzonden worden naar de opdrachtgever. Ga naar https://testbedrijf.secusoft.nl/ en ervaar SecuSoft nu gratis zelf.

Wilt u nog meer blogberichten lezen? Ga dan naar de Blogpagina.

BOA Bond pleit voor duidelijkheid en training - SecuSoft Software Beveiligingsbedrijven

BOA Bond pleit voor duidelijkheid en training

De Nederlandse BOA Bond is een petitie gestart waarin wordt verzocht om meer praktijkgerichte training voor alle buitengewoon opsporingsambtenaren (BOA's). Daarnaast wil zij meer duidelijkheid over wa... lees verder »

SecuSoft geeft korting aan leden VEB! - SecuSoft Software Beveiligingsbedrijven

SecuSoft geeft korting aan leden VEB!

Het kaf van het koren onderscheiden. Zorgen voor kwaliteit op het gebied van beveiliging en veiligheid, dat vinden wij bij SecuSoft belangrijk, net als u. Daarom hebben wij ons aangesloten bij branche... lees verder »