Wat moet je doen om een ISO certificaat te behalen?

Om een ISO-certificaat zoals ISO 9001 te behalen, moet jouw organisatie een aantal stappen doorlopen en voldoen aan specifieke vereisten die zijn vastgelegd in de ISO 9001-standaard. Dit is een intens proces, waarbij je wel wat hulp kunt gebruiken!

Gelukkig biedt Secusoft dé software waarin je veilig jouw kwaliteitsmanagementsysteem opzet en implementeert. Daarnaast helpen we je graag door de stappen die gevolgd moeten worden tijdens dit proces op een rijtje te zetten:

1. Analyse
   Voorafgaand aan het behalen van een ISO-certificaat, is er de gap-analyse van de huidige gang van zaken. Hierbij worden de huidige processen, procedures en systemen van jouw organisatie geëvalueerd. Zo krijg je inzichtelijk wat er moet gebeuren om aan alle gestelde, strenge eisen te voldoen.
   Secusoft werkt sinds het prille begin volgens strenge veiligheidsnormen. Voor onze eigen ISO-normering hebben wij deze uitvoerig geanalyseerd en waar nodig aangescherpt, waarna de hernieuwde veiligheidsnorm werd geïmplementeerd in onze dagelijkse werkzaamheden.
2. Documentatie
   Om te voldoen aan de ISO-norm moet er aantoonbaar systematisch volgens strenge eisen worden gewerkt. Door documentatie van alle handelingen aan te leggen, maak je als bedrijf inzichtelijk wat de norm is, hoe deze wordt nageleefd en welke controle hierop is. Dit wordt beoordeeld door een onafhankelijke auditor van een certificerende instelling, die controleert of de organisatie daadwerkelijk volgens de beschreven processen werkt.
3. Ontwikkelen en implementeren van een kwaliteitsmanagementsysteem
   Ontwerp een kwaliteitsmanagementsysteem, ofwel QMS, dat voldoet aan de eisen van ISO 9001. Dit omvat het vaststellen van kwaliteitsdoelstellingen, het vastleggen van procedures en processen, en het documenteren van relevante informatie. Implementeer het QMS binnen jouw onderneming.
   Het te allen tijde toepassen van opgestelde maatregelen is een zeer belangrijke eis voor het behalen van het ISO-certificaat. Belangrijk hierbij is dat alle medewerkers op de hoogte zijn van de regels en werkwijzen, dus dat zij de procedures kennen en naleven.
4. Interne audits
   Heb je als bedrijf alle gestelde eisen in de dagelijkse werkzaamheden geïmplementeerd, dan is het tijd voor een interne audit. Dit is de eerste controle, wat gaat er goed, en wat kan er beter? Ook dit wordt gedocumenteerd, en er wordt voor elke veiligheidsnorm een controledatum ingesteld waarop opnieuw wordt gekeken of er juist gehandeld is. Houd regelmatig managementreviews waarbij de prestaties van het QMS worden geëvalueerd en eventuele verbeteringen worden besproken. Identificeer eventuele tekortkomingen, en neem corrigerende maatregelen waar nodig.
5. Audit voor certificering
   Wanneer je tijdens de interne audit aan alle eisen voldoet, wordt de afspraak gemaakt voor de komst van een externe ISO-auditeur. Ook deze zal controleren of alle documenten op orde zijn, of medewerkers hiernaar handelen en hoe de controle hierop wordt uitgevoerd, en wat er wordt gedaan met de uitkomsten. Aangezien dit een precair werkje is, staat hiervoor minimaal 3 dagen, maar vaak heeft deze audit een duur van 5 volledige werkdagen.
6. Certificering en onderhoud
   Zodra de auditeur een positief oordeel geeft, voldoet het bedrijf aantoonbaar aan alle door de ISO gestelde veiligheids- en/of kwaliteitseisen, en kan het ISO-certificaat worden overhandigd. Elk jaar dient de organisatie opnieuw een interne audit te ondergaan, en eens in de drie jaar wordt er opnieuw door een externe auditeur getoetst of de organisatie nog steeds aan de norm voldoet.

Bekijk waarom jouw bedrijf voorsprong geniet bij aanbestedingen dankzij de ISO-gecertificeerde werkwijze van Secusoft » »

Gratis kennismaken met Secusoft

Dé software die jou helpt bij het stroomlijnen van de stappen voor jouw ISO-certificaat
Maak vrijblijvend kennis met Secusoft. Het is dé softwareoplossing voor ondernemers die veiligheid, efficiëntie en compliance hoog in het vaandel hebben. Onze software is ontwikkeld binnen een organisatie die werkt volgens vier ISO-gecertificeerde managementsystemen. Daarmee kies je voor een betrouwbare oplossing van een organisatie die kwaliteit, informatiebeveiliging, privacy en duurzaamheid aantoonbaar serieus neemt.

Wij begrijpen dat het behalen en behouden van een ISO-certificering een uitdagend traject kan zijn. Daarom ondersteunt Secusoft jou als ondernemer met praktische functies die niet alleen tijd besparen, maar ook direct bijdragen aan de kwaliteit en professionaliteit van jouw organisatie.

1. Klachten- en complimentenregistratie

• Registreer eenvoudig klachten, meldingen en complimenten in overzichtelijke dossiers.
• Volg de voortgang en zorg voor transparante opvolging.

2. Klanttevredenheidsonderzoeken

• Voer periodieke surveys uit onder jouw klanten.
• Ontvang waardevolle inzichten over wat goed gaat en waar verbetering mogelijk is.

3. RI&E (Risico Inventarisatie & Evaluatie)

• Bewaar en beheer jouw RI&E op één centrale plek.
• Deel de documenten met medewerkers en vraag om leesbevestigingen.

4. Personeelshandboek & Werkinstructies

• Stel een digitaal personeelshandboek samen dat altijd actueel en toegankelijk is.
• Koppel werkinstructies aan specifieke opdrachten zodat medewerkers altijd de juiste richtlijnen bij de hand hebben.

5. Herinneringen & notificaties

• Ontvang automatische herinneringen voor belangrijke momenten, zoals verjaardagen, verlopen van passen, certificaten of contracten.
• Stel zelf notificaties in voor bedrijfs- of HR-gerelateerde deadlines.

6. Bedrijfsmiddelen- en kledingbeheer

• Registreer en beheer bedrijfsmiddelen zoals portofoons, zaklampen, voertuigen en werkkleding.
• Houd eenvoudig bij wie wat in gebruik heeft en wanneer iets vervangen moet worden.

7. Leveranciersmanagement

• Controleer automatisch KVK- en btw-nummers van leveranciers.
• Ontvang meldingen bij het aflopen van contracten en houd overzicht over alle samenwerkingen.
• Stel eisen en criteria op voor leveranciers en voer periodieke controles uit.

8. Bestandsbeheer

• Sla alle bedrijfsdocumenten centraal op: KVK-uittreksels, verzekeringspolissen, algemene voorwaarden, privacyverklaringen en meer.
• Documenten van medewerkers (contracten, certificaten, diploma’s) worden veilig en overzichtelijk in personeelsdossiers bewaard.

9. Personeelsdossiers & HRM-rapportages

• Beheer alle personeelsgegevens en documenten per medewerker.
• Registreer ziekmeldingen, gespreksverslagen van functionerings- en beoordelingsgesprekken en verslagen van verzuim of te laat komen.
• Registreer en documenteer klachten en complimenten op medewerker-niveau.
• Genereer HR-rapportages die direct inzicht geven in personeelszaken.

10. Voertuigbeheer

• Houd overzicht over de status en het gebruik van bedrijfsvoertuigen.
• Stel herinneringen in voor onderhoud, verzekeringen of leasecontracten.

Maak een Secusoft account aan en ervaar direct alle voordelen van software ontwikkeld door een organisatie met vier ISO-certificeringen.