Mailgroepen module uitgebreid

Geschreven door:
Leo Hoogma, 23 september 2021

Wij hebben goed nieuws voor gebruikers van Secusoft: we hebben de functie mailgroepen uitgebreid. Met deze module bespaar jij jezelf opnieuw tijd. Doordat je van te voren een aantal mailgroepen kunt maken met ontvangers die jouw bericht moeten krijgen, verdoe je geen tijd aan het telkens opnieuw invoeren van namen en e-mailadressen. Deze staan namelijk al automatisch geselecteerd bij het opstellen van je bericht.

Hoe werkt de module `Mailgroepen` van Secusoft precies?

Het gebruiken van de functie mailgroepen is erg eenvoudig. Hieronder beschrijven we in twee stappen hoe je gebruikmaakt van deze efficiënte manier van communiceren met medewerkers.

Stap 1: stel de mailgroep samen
Wil je een select aantal medewerkers bereiken met je bericht? Vink dat bij het aanmaken van een nieuwe mailgroep de betreffende medewerkers aan, en geef de mailgroep een relevante naam. Bijvoorbeeld `Surveillancegroep`. Als ontvangers vink je dan alle surveillanten aan. Je kunt eventueel handmatig nog een aantal extra e-mailadressen toevoegen. Sla je handelingen op.

Stap 2: stuur een bericht
Ga naar de module `Berichten`. Kies bij ontvangers voor de mailgroep `Surveillanten`, en je zult zien dat automatisch alle zojuist in de mailgroep gezette namen als ontvanger zijn geselecteerd. Typ je bericht en klik op verzenden. Nu krijgen alle geselecteerde medewerkers melding van jouw bericht. Zolang de berichten nog niet geopend zijn door (een van) de ontvangers, kun je jouw bericht indien nodig nog wijzigen.

Nieuw! Mailgroep naar aanleiding van een opdracht of evenement

Wil je dat medewerkers van een bepaalde opdracht, opdrachtgever of specifiek evenement jouw bericht ontvangen? Kies dan bij het aanmaken van een nieuwe mailgroep voor een van de volgende opties:

• Opdrachten, diensten in de toekomst
• Opdrachten, diensten in de toekomst en in het verleden

Bij de eerste optie worden alle medewerkers aangevinkt die in de toekomst in het rooster staan voor de betreffende opdracht.

Bij de tweede optie ontvangen niet alleen alle medewerkers die in de toekomst in het rooster staan voor deze opdracht jouw bericht, maar ook alle medewerkers die in het verleden voor deze opdracht in het rooster stonden.
Geen zorgen, mochten bepaalde medewerkers inmiddels niet meer werkzaam zijn bij jouw bedrijf, dan zullen zij dit bericht niet ontvangen, mits zij in jouw medewerkeroverzicht op `Uit dienst` staan.

Efficiënt en tijdbesparend werken doe je met Secusoft
De functie mailgroepen is slechts één van de vele functies van onze webbased software waardoor jouw werkzaamheden soepeler verlopen, omdat jij minder tijd kwijt bent aan handelingen die geautomatiseerd kunnen worden.

Als eigenaar van het beveiligingsbedrijf behoud jij altijd het overzicht met het Master account. Daarmee bepaal je wie welke rechten krijgt, welke medewerker wat mag doen binnen de software, en welke opdrachtgevers inzicht krijgen middels het klantenportaal.

Probeer onze plannings- en rapportagesoftware voor beveiligingsbedrijven twee weken gratis uit

Ben je benieuwd geworden naar de andere functies van Secusoft? We hebben ze voor je op een rijtje gezet. Wil je Secusoft liever direct gebruiken en de software op die manier uittesten? Maak dan een gratis en vrijblijvend proefaccount aan. We horen graag wat je ervan vindt!

Wilt u nog meer blogberichten lezen? Ga dan naar de pagina Blog.