Importeer gemakkelijk uren in jouw rooster

Geschreven door:
Leo Hoogma, 31 maart 2022

Met Uren import Excel importeer je eenvoudig en snel uren naar jouw Secusoft rooster. Wanneer je een Excelbestand met diensten hebt ontvangen van een opdrachtgever, kun je dit, zonder alles opnieuw te hoeven intypen, in jouw dienstrooster zeten. Is er al een medewerkernaam of personeelsnummer ingevuld, dan herkent Secusoft dit en koppelt de dienst automatisch aan de betreffende medewerker.

Dit is ook handig als je werkt met een inhuurpartij. Deze voeg je toe als medewerker, en hieraan wijs je vervolgens de in te vullen diensten toe. In het opmerkingenveld kun je eventueel de naam zetten van de medewerker die deze dienst gaat invullen.

Snel en efficiënt uren importeren naar je rooster vanuit Excel

Wij doen er alles aan om jouw werkzaamheden efficiënt te laten verlopen. De software Secusoft is speciaal gebouwd om handelingen te automatiseren via handige modules, zoals bijvoorbeeld automatische kilometerberekening en de berekening van onregelmatigheidstoeslagen. Ook voor het importeren van uren voor opdrachten en evenementen via Excel hebben wij een module gebouwd waarmee jou een hoop onnodig typwerk bespaard blijft.

Secusoft herkent diverse tijd- en datumnotaties
Het systeem is geavanceerd en herkent diverse tijd- en datumnotaties. Zo kun je de tijd weergeven met een dubbele punt of een enkele punt tussen de uren en minuten, en met en zonder seconden. De datum kan worden ingevuld met een slash of een min (streepje) tussen de dag, het maandnummer en het jaartal. Het jaar mag volledig zijn ingevuld (dus zo: 2022) of alleen de laatste 2 cijfers (het jaar 2022 als 22). Je kunt datum en tijd dus op verschillende wijzen noteren, en dit zelfs in één bestand door elkaar gebruiken.

• Tijd: 12:45 of 12:45:00
• Tijd: 12.45 of 12.45.00
• Datum: 01/01/2022 of 01/01/22
• Datum: 01-01-2022 01-01-22

Naam medewerker of personeelsnummer
Is er al bekend wie de dienst gaat draaien, dan kan de naam van die medewerker alvast worden ingevuld. Let er hierbij op dat voor- en achternaam exact overeenkomen met die in je medewerkersbestand, en voeg geen tussenvoegsels toe. Wil je eenvoudiger werken en fouten voorkomen, dan kun je er in plaats daarvan voor kiezen om het personeelsnummer in te vullen. De software zal deze dienst dan automatisch koppelen aan de medewerker met dat personeelsnummer.

Serviceorder of opdracht/evenement automatisch gekoppeld

Bij het invullen van de serviceorder of de naam van de opdracht of het evenement geldt dat het systeem automatisch bijbehorende opdracht in de Secusoftomgeving van jouw bedrijf zoekt, en de diensten hieraan koppelt. Je dient hiervoor één van de twee in te vullen, dus serviceorder of projectnaam.

Weet je nog niet wie de dienst gaat draaien, dan laat je dit leeg. Via het rooster kun je dan eenvoudig en snel de juiste medewerker aan een dienst koppelen, als de dienst eenmaal in het rooster staat.

Wil je meer weten over deze handige module, of zien hoe het werkt? Bekijk dan ook eens de instructievideo die wij hierover hebben gemaakt. Vergeet niet dat je onze software 2 weken gratis mag uitproberen, voordat je beslist of je Secusoft wilt blijven gebruiken voor jouw rooster/planning, registratie, facturatie en meer. Maak nu een proefaccount aan en test de software vrijblijvend uit.

Wilt u nog meer blogberichten lezen? Ga dan naar de pagina Blog.