Stuur jij al facturen in UBL?

Stuur jij al facturen in UBL?

Stuur jij al facturen in UBL? Secusoft, dé software voor beveiligers
Leo Hoogma - Secusoft, dé software voor beveiligers

Geschreven door:
, 4 maart 2021

E-mail Leo Hoogma Linkedin

Wanneer je zakendoet met de overheid of internationale klanten, heb je er vast al mee te maken, maar ook andere zakenrelaties vragen er steeds vaker om: UBL-facturen.
Een factuur in UBL is een e-factuur met een standaard opmaak, die internationaal gelezen kan worden. Secusoft streeft ernaar jou als ondernemer in de beveiligingsbranche een compleet systeem voor de planning, rapportage en facturatie aan te bieden, zodat jij je werkzaamheden nóg efficiënter kunt laten verlopen. Met Secusoft verstuur je facturen daarom eenvoudig in zowel PDF als UBL.

Wat is een UBL-factuur?

UBL (Universal Business Language) is de standaard opmaak voor elektronisch factureren. Een UBL-factuur kan internationaal gelezen worden. Je herkent een UBL-factuur aan de .xml-extensie.

Veel bedrijven maken hun facturen op in PDF, maar tegenwoordig gebruiken steeds meer ondernemers - daarnaast - UBL/XML. Dit is een geheel ander bestand dan de PDF die we allemaal kennen. Bij PDF staat er bijvoorbeeld een logo op, ook is het bij een nieuwe zakenrelatie vaak even zoeken naar het BTW-nummer, de factuurdatum en andere gegevens, zoals KvK-nummer van het bedrijf. Met een e-factuur in UBL staat dit altijd op eenzelfde plek, waardoor menselijk tussenkomen niet nodig is, en facturen automatisch kunnen worden ingeboekt.

Geef spookfacturen geen kans
Factureren in PDF werkt helaas het ontvangen van spookfacturen in de hand, omdat hierbij de afzender telkens handmatig moet worden geverifieerd. Wanneer dit niet juist gebeurt, bijvoorbeeld door tijdsdruk of door menselijke onopmerkzaamheid, bestaat de kans dat je betaalt aan een oplichter. Met UBL is dit niet mogelijk, omdat de verzender automatisch wordt gecontroleerd.

Kort gezegd: Een UBL-factuur maakt het mogelijk om factuurdata van boekhoudpakket A naar boekhoudpakket B te sturen zónder handmatige invoering. Zo kunnen maker en ontvanger via een UBL-factuur met elkaar communiceren zonder dat ze elkaar hoeven te kennen. Een UBL-factuur kun je tevens richten aan een KvK, BTW of OIN-nummer.

Met Secusoft verstuur je eenvoudig facturen in UBL/XML

Als je vanuit Secusoft een factuur stuurt naar jouw opdrachtgever, dan kun je deze automatisch als UBL/XML meesturen. Dat gebeurt in de nieuwste versie UBL 2.1. Onderaan het scherm waar je de facturen maakt staat de keuze "Stuur ook UBL/XML", en dit staat standaard op JA.

Alle voordelen van UBL/XML
Het gebruiken van UBL-facturen heeft veel voordelen. Hieronder geven we een beschrijving van de meest belangrijke invloeden op je bedrijf:

  • Bedrijven betalen veel sneller je factuur
  • Minder kans op fouten dankzij internationale opmaak
  • Efficiënt en tijdbesparend


Technische informatie
Een elektronische factuur heeft de extensie .xml, wat betekent dat deze is opgemaakt in XML. Dat is programmeertaal die wordt gebruikt om gegevens op te slaan en gestructureerd de gegevens te tonen. Hierdoor wordt data voortaan automatisch herkend. De ontvanger moet de leverancier eenmalig toevoegen, waarna de opvolgende facturen automatisch als boekingsvoorstel toegewezen worden aan diezelfde leverancier.

Deze herkenning zorgt voor een veel sneller factuurverwerkingsproces. Er zijn geen menselijke tussen-handelingen meer nodig om de factuur te scannen, te controleren, of zelfs nog te printen. Dit zorgt niet alleen voor veel tijdbesparing bij accountants- en administratiekantoren, maar ook bij ondernemers en MKB-bedrijven binnen elke sector.

Benieuwd naar Secusoft? Maak een testaccount aan

Wil jij Secusoft gratis uitproberen, of ben je benieuwd naar alle functies van onze planning-, rapportage- en factuursoftware? Maak dan een testaccount aan, of bekijk de mogelijkheden en functies.

Wilt u nog meer blogberichten lezen? Ga dan naar de pagina Blog.

Beveiliger met dyslexie? Secusoft helpt! - Secusoft, dé software voor beveiligers

Beveiliger met dyslexie? Secusoft helpt!

8 september 2023 - Kan jij niet snel lezen of schrijven? Vandaag is het Wereldalfabetiseringsdag. Dat is speciaal voor mensen die moeite hebben met lezen en schrijven. Als beveiliger moet je rapportages schrijven.... lees verder »

Mogelijkheden kunststof aan- en afmeldbordje met NFC van Secusoft - Secusoft, dé software voor beveiligers

Mogelijkheden kunststof aan- en afmeldbordje met NFC van Secusoft

4 september 2023 - Wij helpen ondernemers met het stroomlijnen van hun werkzaamheden door middel van praktische en efficiënte software. Daarom ontwikkelden wij Secusoft. Maar we gaan graag nog een stapje verder. Zo... lees verder »

Contact via Whatsapp

Deze website werkt het beste als u de cookies voor social media en statistieken accepteert.