Beschikbaarheid doorgeven en beoordelen voor medewerkers en planning

Geschreven door:
Leo Hoogma, 5 mei 2022

In Secusoft kun jij als werkgever medewerkers zelf hun beschikbaarheid laten doorgeven. Heeft een medewerker bijvoorbeeld een cursusdag, doktersafspraak, tandartsbezoek of een andere afspraak? Dan kan de medewerker eenvoudig aangeven of hij of zij beschikbaar, liever niet beschikbaar of niet beschikbaar is. Als planner kun je hier vervolgens rekening mee houden bij het maken van het dienstrooster.

Je bepaalt als werkgever zelf welke medewerkers hun beschikbaarheid mogen doorgeven. Ook bepaal je met een handige instelling of een medewerker beschikbaarheid mag invullen op een dag waarop al een dienst in het rooster staat. Zo houd jij als planner de controle over hoe beschikbaarheid binnen jouw organisatie wordt gebruikt.

Het recht om zelf de beschikbaarheid door te geven stel je per medewerker in via de `Rechten`. Een aanvraag komt vervolgens ter goedkeuring bij de planner terecht. De planner ziet de doorgegeven beschikbaarheid op het dashboard en ontvangt hiervan een e-mail. Met één muisklik kan de aanvraag worden goed- of afgekeurd. De medewerker ontvangt vervolgens direct bericht. Wel zo efficiënt en duidelijk voor iedereen.

Het recht om zelf beschikbaarheid door te geven is per medewerker in te stellen

Allereerst bepaal je welke medewerkers binnen jouw onderneming hun beschikbaarheid zelf mogen doorgeven. Met het toewijzen van de juiste rechten kun je dit per medewerker instellen. Het is ook mogelijk om standaardrechten in te stellen. Zo geef je gemakkelijk en snel iedere (nieuwe) medewerker dezelfde rechten. Dat scheelt werk en tijd.

Wil je liever dat alleen de planner of het management de beschikbaarheid in Secusoft bepaalt? Ook dat is mogelijk. Je kunt ervoor kiezen om medewerkers geen recht te geven om zelf beschikbaarheid door te geven.

Zelf bepalen wanneer medewerkers beschikbaarheid kunnen invullen

Als werkgever of planner bepaal je niet alleen wie beschikbaarheid mag doorgeven, maar ook wanneer dat mogelijk is.

In het masteraccount vind je hiervoor de instelling `Beschikbaarheid invullen` via Instellingen → Rooster. Hier kun je kiezen uit twee mogelijkheden:

• Alleen bij niet ingepland op die dag – de medewerker kan alleen beschikbaarheid invullen op dagen waarop hij of zij nog geen dienst heeft.
• Ook mogelijk als de medewerker al een dienst heeft voor die dag – de medewerker kan ook beschikbaarheid doorgeven wanneer er voor die dag al een dienst in het rooster staat.

Dit is bijvoorbeeld handig wanneer jij als planner al bezig bent met het maken van het rooster, maar medewerkers ondertussen hun beschikbaarheid willen doorgeven. Jij bepaalt zelf welke werkwijze het beste past bij jouw organisatie.

Wil je liever dat alleen de planner of het management de gewenste beschikbaarheid in Secusoft invoert? Dan kun je dit ook zo instellen.

Bekijk ook onze instructievideo over het doorgeven en beoordelen van beschikbaarheid in Secusoft.

Hoe geeft een medewerker de beschikbaarheid door?

Een van je medewerkers is een of meerdere dagen niet beschikbaar voor werk. Bijvoorbeeld omdat de medewerker een dag vrij heeft, op vakantie gaat of een tandarts- of doktersbezoek heeft. Als de medewerker het recht heeft om zelf de beschikbaarheid door te geven, gaat dit als volgt:

• De medewerker logt in via het Secusoftportaal van het bedrijf.
• De medewerker klikt in het menu op `Rooster`.
• Per dag kan de medewerker aangeven of hij of zij beschikbaar, liever niet beschikbaar of niet beschikbaar is.
• Bij bijvoorbeeld vakantie of verlof kan de medewerker gebruikmaken van de functie `Herhaal de beschikbaarheid een x-aantal dagen`.
• De doorgegeven beschikbaarheid wordt ter beoordeling naar de planner gestuurd.

De planner ontvangt de aanvraag per e-mail en ziet ook een melding op het dashboard na het inloggen in Secusoft.

De planner kan de beschikbaarheidsaanvraag beoordelen door op het groene envelopje naast de aanvraag te klikken. Vervolgens kan de aanvraag worden ingesteld op `Goedgekeurd`, `Afgekeurd` of `In wacht gezet`. Na het versturen krijgt de medewerker direct een e-mail met de uitkomst van de aanvraag. De status is ook terug te zien in het eigen rooster.

Doorgegeven beschikbaarheid zichtbaar tijdens het plannen

De doorgegeven beschikbaarheid helpt de planner direct bij het maken van het dienstrooster. Wanneer je een nieuwe dienst inplant, zie je aan de naamkleur van de medewerker welke beschikbaarheid is doorgegeven.

• Rood: de medewerker is niet beschikbaar.
• Groen: de medewerker is beschikbaar.
• Geel: de medewerker heeft aangegeven liever niet beschikbaar te zijn.

Ook in het roosteroverzicht zie je direct welke medewerkers beschikbaarheid hebben doorgegeven. Met herkenbare icoontjes zie je zo in één oogopslag wie er wel en niet kan werken op een bepaalde dag.

Zo helpt Secusoft je om beschikbaarheid van medewerkers overzichtelijk te verwerken in je planning en sneller de juiste medewerkers voor een dienst te vinden.

Hoeveel tijdswinst ga jij halen met Secusoft?

Is efficiëntie, overzicht en gebruiksgemak wat jij mist in je huidige systeem voor je backoffice? In Secusoft heb je planning, urenregistratie, personeelsgegevens, klantgegevens en meer op één plek. Gebruiksvriendelijkheid en uitstekende klantenservice zijn ons handelsmerk.

Benieuwd wat andere ondernemers van Secusoft vinden? Bekijk hier de reviews over Secusoft.



Maak gratis een Secusoft proefaccount aan en ervaar 14 dagen vrijblijvend de voordelen van onze planning-, registratie- en facturatiesoftware.

Wilt u nog meer blogberichten lezen? Ga dan naar de pagina Blog.