Secusoft laatste belangrijke updates

Geschreven door:
Leo Hoogma, 24 februari 2020

Wij van Secusoft zijn steeds bezig zijn om nieuwe functionaliteiten en vernieuwingen aan het systeem toe te voegen.
Hierbij een korte overzicht van de meest belangrijke updates:

API koppeling met het CAO/SFPB reiskostenprogramma
Vanaf nu kan elk beveiligingsbedrijf direct in Secusoft met een automatische koppeling de reiskosten en kilometers berekenen zoals de CAO en het SFPB dat voorschrijft.

Tijdregistratie met GPS
Vanaf nu is het mogelijk voor de medewerkers “Aanvang dienst” en “Einde dienst” te registreren via de Secusoft App of mobiele browser. Naast het tijdstip wordt ook de GPS locatie opgeslagen. Heel duidelijk en handig, voorkomt onnodige discussies met de opdrachtgever.

Diensten via Excel in het rooster zetten
We hebben het importeren van diensten via Excel mogelijk gemaakt.
Dit is speciaal voor beveiligingsbedrijven die veel beveiligers leveren voor grote opdrachtgevers of die ingehuurd worden door grote landelijke beveiligingsorganisaties.
Dankzij deze functie besparen de planners zeeën van tijd.

Hoe werkt het?
Het beveiligingsbedrijf krijg wekelijks/maandelijks een Excel lijst van zijn opdrachtgever. In dit Excel bestand staan soms wel honderden diensten en die moeten allemaal in het Secusoft rooster gezet worden. Voorheen moest dit één voor één handmatig in het rooster gezet worden, maar vanaf nu kun je een paar klikken in één keer alle diensten importeren en in het rooster zetten. Kijk voor meer informatie in jouw Secusoft account bij de module “Uren import Excel” onder Instellingen of neem contact met ons op voor uitleg.De planners besparen zeeën van tijd dankzij de mogelijkheid om diensten te kunnen importeren via Excel, heel belangrijk wanneer jouw bedrijf veel beveiligers levert aan grote landelijke beveiligingsorganisaties. Je kunt nu met een paar klikken in een keer alle diensten importeren vanuit een Excel bestand naar het Secusoft rooster.

Print selectie rooster
De planners onder ons hebben nieuwe tabellen gekregen. De keuzes ‘Selectie printen’ staat nu op een nieuwe vaste plek, direct als eerste links onderaan het rooster. De beta versie is verdwenen en de het urenoverzicht staat in een nieuwe frisse layout met heel veel opties en selectiemogelijkheden. Je kunt de urenlijst bekijken als totaal, of opgesplitst per medewerker en per project en je kunt nu ook een tabel zien met de totalen van alle medewerkers. De tabellen kun je nu met één klik omzetten in PDF of kopiëren zodat je de tabel in Excel kunt plakken.

Tip:
Wil je in de urentabellen bepaalde kolommen niet of juist wel zien? Je kunt zelf templates maken met de kolommen en instellingen zoals jij dat wil. Hierdoor kun je bijvoorbeeld een tabel maken die je 1 op 1 naar jouw loonadministratie kunt sturen. Zie de module ‘Uren CSV export’ voor meer informatie of neem contact met ons op als je hulp nodig hebt.

Onkostendeclaraties
Op de valreep van 2019 lanceerden we de nieuwe module ‘Onkostendeclaraties’. De planner kan in het dienstrooster direct de onkosten noteren voor bijvoorbeeld OV, parkeren, voorschotten etc. Vorige week hebben we de declaraties inzichtelijk gemaakt en via ‘Uren CSV export’ kun je alle ingevoerde onkosten tonen in de urentabel.

Vorige update: facturen & offertes
Onze update mail van 10 januari heeft niet iedereen ontvangen, dus we herhalen nog even kort de nieuwe features:
- Tekst voor algemene voorwaarden nu zelf aan te passen en standaard onder de facturen en offertes te zetten.
- Factuur Layout aangepast: je kunt nu via de instellingen ervoor kiezen om de product-/dienstbeschrijving en het bedrag op één regel te zetten.
- Bulk printen van facturen. In één klap een hele selectie facturen printen. Eén voor één uitprinten is verleden tijd. Dat scheelt tijd!

Nieuw veld: Bij de opdrachtgever kun je onder het tabblad Facturatie nu ook een aangepaste bedrijfsnaam invullen. Dit is handig, want nu kun je de bedrijfsnaam onder contactgegevens zo schrijven dat het voor jou kort en herkenbaar is, terwijl er bij het maken van een factuur toch automatisch de correcte bedrijfsnaam en factuuradres wordt ingevuld.

We hebben de afgelopen maand hard gewerkt om een aantal grote en ingrijpende wijzigingen door te voeren, zoals zelfroosteren. De eerste fase van deze update is gelanceerd en is direct te gebruiken.

Zelfroosteren
Vanaf nu is het mogelijk om diensten in het rooster te zetten met het vinkje `Zelfroosteren` aan.
Medewerkers kunnen dan zelf inschrijven op deze openstaande diensten en de planner kan vervolgens de dienst toewijzen aan de geschikte medewerker.
In het kort:
- Zelfroosteren moet aangezet worden via het master account.
- Bij de medewerkers (tabblad rechten) moet het zelfroosteren aan gezet worden
- Eventueel kan je open diensten automatisch laten matchen aan de hand van de classificaties.
De komende weken gaan we het zelfroosteren verder uitbreiden met o.a. een automatisch notificatie naar de medewerker.

Onkostenvergoeding
Er is een nieuwe module bijgekomen waarmee je onkostenvergoedingen kunt registreren. Een vergoeding voor bijvoorbeeld parkeren, reiskosten of eten kan je direct via het rooster aan de dienst koppelen. Tevens staan alle ingevoerde onkosten onder het kopje Financieel bij "Onkostendeclaraties". De komende weken gaan we de ingevoerde onkosten integreren in de overzichten van het rooster.

Nieuwe overzichten rooster
Onderaan het rooster zie je de tabel "Selectie printen". Deze overzichten zijn geheel vernieuwd en flexibel gemaakt zodat je een eigen kolomindeling kunt maken.
We verzoeken je om het nieuwe overzicht goed te bekijken en extra te controleren, in verband met de vele klantspecifieke instellingen en de complexiteit van het systeem zijn we nog wel even bezig met het uitvoeren van controles op de berekeningen.
De komende weken gaan we het overzicht verder fine-tunen.

Wilt u nog meer blogberichten lezen? Ga dan naar de pagina Blog.