VCA-toolboxen eenvoudig geregeld met Secusoft Webformulieren

Geschreven door:

Bedrijven die werken in risicovolle sectoren zoals bouw, industrie, beveiliging of verkeersbegeleiding, krijgen vroeg of laat te maken met VCA (Veiligheid, Gezondheid en Milieu Checklist Aannemers). Een belangrijk onderdeel hiervan zijn de toolboxmeetings.

Wat is een toolboxmeeting?

Een toolboxmeeting is een korte bijeenkomst of instructie over een specifiek veiligheids- of gezondheidsrisico. Denk aan onderwerpen zoals het veilig gebruik van een portofoon, werken langs de weg of persoonlijke beschermingsmiddelen. Werkgevers zijn verplicht om medewerkers regelmatig te informeren en te instrueren over veiligheid. Daarbij moet ook bewijs aanwezig zijn dat medewerkers de instructie hebben ontvangen en begrepen.

Het gemak van digitale vs. papieren leesbevestigingsregistratie

Traditioneel werden toolboxen vaak op papier verspreid en ondertekend. Nadeel hiervan is dat de administratie tijdrovend is, documenten kwijtraken of dat medewerkers niet altijd fysiek aanwezig kunnen zijn bij een bijeenkomst.

VCA-toolboxen eenvoudig geregeld met Secusoft Webformulieren
Met de module Webformulieren in Secusoft wordt dit proces veel eenvoudiger:

  • Digitaal uitreiken: Toolboxen of documenten zoals het personeelshandboek kunnen direct online worden geüpload.
  • Leesbevestiging: Medewerkers geven via het webformulier aan dat zij de informatie hebben gelezen en begrepen door dit af te vinken.
  • Automatisch bewijs: Alle bevestigingen worden centraal vastgelegd, zodat je tijdens een VCA-audit direct kunt aantonen dat je aan de verplichting voldoet.
  • Specifiek per locatie: Toolboxen kunnen gekoppeld worden aan een specifieke locatie of project. Zo heb je altijd inzicht in welke veiligheidsinstructies per locatie zijn gedeeld en door wie deze zijn bevestigd.
  • Herinnering & opvolging: Stel automatische herinneringen in voor medewerkers die de toolbox of het handboek nog niet hebben bevestigd. Zo weet je zeker dat niemand wordt overgeslagen en dat opvolging eenvoudig te beheren is.
  • Altijd actueel: Toolboxen en documenten kunnen eenvoudig worden bijgewerkt en opnieuw gedeeld zonder extra papierwerk.
  • Fysieke meetings plannen: Gaat het om een fysieke toolboxmeeting, dan kun je medewerkers eenvoudig via het rooster in Secusoft inplannen. Zo staat alles centraal geregistreerd: van uitnodiging tot deelname.

VCA toolboxen overzichtelijk met Secusoft

Zo kun je dankzij de module Webformulieren in Secusoft als organisatie efficiënt en aantoonbaar voldoen aan de VCA-verplichting rondom toolboxmeetings. Dat bespaart niet alleen tijd en papier, maar geeft ook zekerheid dat medewerkers altijd toegang hebben tot de juiste veiligheidsinformatie, gespecificeerd per locatie, inclusief automatische herinneringen én leesbevestigingen via een vinkje in het webformulier, of via deelname aan een ingeplande fysieke bijeenkomst.

Wil je Secusoft 14 dagen vrijblijvend uitproberen? Mail naar support@secusoft.nl of maak gratis een proefaccount aan via onderstaande knop.

14 dagen proberen

Wilt u nog meer blogberichten lezen? Ga dan naar de pagina Blog.