Digitaliseren van invulformulieren: eenvoudig, veilig & geordend met Secusoft

Geschreven door:

In de beveiligingsbranche draait alles om overzicht, snelheid en betrouwbaarheid. Toch werken veel beveiligingsbedrijven nog met papieren formulieren, losse Excel-bestanden of e-mails die ergens blijven hangen. Dat kost tijd, zorgt voor fouten en maakt opvolging onnodig ingewikkeld.

Met Secusoft digitaliseer je eenvoudig al je invulformulieren. Veilig opgeslagen in een ISO 27001-gecertificeerde omgeving, logisch geordend én direct inzichtelijk voor de juiste personen. Bovendien kun je per formulier instellen of er opvolging nodig is. Zo wordt geen melding meer vergeten.

Waarom invulformulieren digitaliseren?

Papieren formulieren raken zoek. Whatsappmeldingen verdwijnen in gesprekken. Excelbestanden staan lokaal opgeslagen. Dat past niet meer bij een professioneel beveiligingsbedrijf.

Door formulieren te digitaliseren:

  • Werk je centraal in één systeem
  • Zijn gegevens direct beschikbaar
  • Voorkom je dubbele invoer
  • Kun je meldingen opvolgen en bewaken
  • Voldoe je eenvoudiger aan audit- en certificeringseisen

Digitale formulieren zorgen niet alleen voor gemak, maar ook voor controle en grip op je processen.

Welke formulieren kun je digitaliseren (met slimme opvolging)?

Het grote voordeel van webformulieren in Secusoft is dat je per formulier kunt instellen of er actie nodig is. Denk aan contact opnemen met een medewerker of klant nadat deze een webformulier heeft ingevuld.

Hieronder enkele praktische voorbeelden voor beveiligingsbedrijven:

  • Klachtenregistratie (via website)
    Wil je klachten professioneel en gestructureerd afhandelen? Met een digitaal klachtenformulier in Secusoft plaats je eenvoudig een openbaar formulier op je website. Klanten kunnen daar snel en laagdrempelig hun melding indienen.
    Alle binnengekomen klachten worden automatisch centraal opgeslagen in het systeem. Geen losse e-mails meer, geen zoekgeraakte meldingen, maar één duidelijk overzicht van alle openstaande en afgehandelde klachten, inclusief status van eventuele opvolging. Dit verhoogt niet alleen de interne controle, maar straalt ook professionaliteit uit richting opdrachtgevers.
  • Vakantieplanning zomerperiode
    Wil je vroegtijdig inzicht in de vakantieplanning van je medewerkers? Met een digitaal vakantieaanvraagformulier in Secusoft vullen medewerkers eenvoudig zelf hun verlofaanvraag in via een beveiligde omgeving. Zo krijg je ruim op tijd overzicht in geplande vakanties, voorkom je onderbezetting en kan de planning hier direct op inspelen.
  • Medewerktevredenheidsonderzoeken
    Wil je inzicht in hoe medewerkers hun werk en werkomgeving ervaren? Met digitale tevredenheidsonderzoeken via Secusoft kunnen medewerkers eenvoudig anoniem feedback geven. De resultaten worden automatisch geanalyseerd en overzichtelijk weergegeven, zodat je trends herkent, verbeterpunten signaleert en gericht acties kunt ondernemen om de tevredenheid en betrokkenheid te verhogen.
  • Leesbevestiging van handboeken (bijv. personeelshandboek of VCA-handboek)
    Zorg dat medewerkers daadwerkelijk op de hoogte zijn van belangrijke bedrijfsprocedures. Met digitale leesbevestigingen in Secusoft kunnen medewerkers documenten zoals het personeelshandboek of VCA-handboek online doorlezen en bevestigen dat ze deze hebben gelezen en begrepen. Zo heb je altijd aantoonbaar bewijs van kennisname en kun je compliancy eenvoudig borgen.

Openbaar of afgeschermd webformulier? Jij bepaalt!

Met Secusoft kies je zelf hoe je formulier toegankelijk is:

  1. Openbaar via je website - Bijvoorbeeld voor klachtenregistratie of sollicitaties. De link kan direct op je website worden geplaatst.
  2. Alleen zichtbaar voor ingelogde medewerkers - Perfect voor interne meldingen, personeelsformulieren en medewerkertevredenheidsonderzoeken.
  3. Alleen zichtbaar voor opdrachtgevers via het klantenportaal - Perfect voor interne meldingen, personeelsformulieren en medewerker tevredenheidsonderzoeken.
  4. Toegang via unieke link - Ideaal voor specifieke klanten, tijdelijke projecten of externe inspecties.

Zo combineer je gebruiksgemak met maximale controle en dataveiligheid.

Veilig en professioneel werken

Als beveiligingsbedrijf werk je met vertrouwelijke informatie. Digitale formulieren in Secusoft worden veilig opgeslagen in een streng beveiligde online omgeving. Alleen bevoegde personen hebben toegang. Jij hebt inzicht in:

  • Wie het formulier heeft ingevuld
  • Wanneer het is ingevuld
  • Of er opvolging moet plaatsvinden
  • Wat de status is

Dat maakt audits en klantverantwoording aanzienlijk eenvoudiger.

Eenvoudig zelf aanmaken

Het aanmaken van een webformulier is verrassend eenvoudig:

  1. Maak één voor één de velden aan (bijv. tekst, mailadres, keuzelijst, datum, bestandsupload)
  2. Maak een nieuw formulier en selecteer de gewenste velden
  3. Stel in of opvolging nodig is
  4. Verstuur het webformulier naar ontvangers, of deel de openbare link.

Binnen enkele minuten is jouw formulier actief.

Bekijk ook de instructievideo over de mogelijkheden en het aanmaken van webformulieren om een beeld te krijgen van hoe het precies werkt.

Digitaliseren is professionaliseren

Voor beveiligingsbedrijven is overzicht essentieel. Door formulieren te digitaliseren werk je gestructureerd, voorkom je fouten en zorg je dat meldingen daadwerkelijk worden opgevolgd.

Je organisatie wordt efficiënter, transparanter en professioneler richting opdrachtgevers.

Start vandaag nog met digitaliseren
Wil je zelf ervaren hoe eenvoudig en veilig digitale webformulieren werken?

  • Open vandaag nog een kosteloos proefaccount
  • Probeer 14 dagen vrijblijvend Secusoft
  • Inclusief álle modules - dus ook webformulieren

Ontdek hoe jouw beveiligingsbedrijf slimmer, veiliger en geordender kan werken met Secusoft!

Start nu en ervaar het verschil »


14 dagen proberen

Wilt u nog meer blogberichten lezen? Ga dan naar de pagina Blog.